Incremente su productividad con envío a correo electrónico |
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La oficina sin papel es un mito. Abigail J. Sellen y Richard H. R. Harper incluso han dedicado un libro al tema: El mito de la oficina sin papel. Pero usted no necesita un libro que le diga que su oficina no podrá funcionar sin papel en un futuro inmediato. No tiene más que mirar a su escritorio, la bandeja de entrada y el buzón de correos. Su existencia demuestra que la oficina sin papel es una fantasía.
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No puede escapar del papel |
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La realidad es que el papel es tan importante como siempre, como indican estos datos obtenidos en los estudios estadísticos de Delphi, IDC Meta Group y HP.
- Los ejecutivos dedican el 60% de su tiempo a gestionar documentos.
- Más del 40% de la comunicación interna de la oficina se realiza a través de documentos impresos.
- Los documentos representan hasta el 40% de los costes de mano de obra y el 15% de los ingresos.
- Los usuarios que tienen correo electrónico prefieren enviar a fax desde correo electrónico.
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| No obstante, cualquiera que haya trabajado con documentos en papel y electrónicos sabe que los datos electrónicos son mucho más fáciles de tratar que los que se encuentran en papel. |
- Resulta más fácil enviar un documento por correo electrónico a los compañeros de trabajo que copiarlo y llevarlo a sus despachos.
- Resulta más económico y rápido enviar un documento por correo electrónico que enviarlo a través de un servicio de transporte o de mensajería.
- Los datos electrónicos son más fáciles de procesar y de editar que los datos en papel.
- Los datos electrónicos ocupan mucho menos espacio que los datos en papel.
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| ¿Conclusión? El papel es un elemento integral --además de caro y laborioso-- de las comunicaciones de negocios que no va a desaparecer. Aún así, eso no significa que no pueda reducir la cantidad de papel que gestiona y mejorar sus procesos empresariales para incrementar su productividad. Además, la incorporación de funciones de envío a correo electrónico a sus herramientas de negocios es un paso en la buena dirección. |
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Para qué sirve la función de envío a correo electrónico |
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La función de envío a correo electrónico es una forma rápida y fiable de convertir documentos en papel a formato digital que se puede compartir por correo electrónico. Esta función acelera el procesamiento y encaminamiento de los datos y prepara la información para archivado y copia de seguridad electrónica. Las ventajas para su empresa pueden ser significativas, como ilustran estos ejemplos:
- Los despachos de abogados y las consultas médicas necesitan compartir archivos de clientes con otras oficinas del país y de todo el mundo. Cuando utilizan envío a correo electrónico en lugar de un servicio de mensajería o fax, los documentos llegan a su destino más rápidamente y las oficinas ahorran dinero en transporte, mensajeros y llamadas de larga distancia.
- Las agencias de marketing envían montajes de diseño publicitario y pruebas finales de campañas a través de correo electrónico para obtener la aprobación del cliente con mayor rapidez y ahorrar costes de transporte y llamadas de fax de larga distancia.
- Las firmas de consultoría quieren compartir información rápidamente con consultores que están viajando y desean mantener un archivo original de toda la documentación del proyecto, incluidos los contratos firmados. Utilizan envío a correo electrónico para intercambiar datos y prepararlos para copia de seguridad.
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| La lista podría prolongarse indefinidamente. En última instancia, esta función ofrece ventajas a cualquier compañía que necesite ahorrar en costes de transporte y mensajería, que desee convertir su información a formato digital o que pueda aprovechar esta forma sencilla de enviar documentos en papel a través del correo electrónico. |
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Cómo funciona el envío a correo electrónico |
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Dotar a su oficina de funciones de envío a correo electrónico no puede ser más fácil. Sólo necesita dos equipos tecnológicos:
- Un dispositivo digitalizador que puedan escanear documentos y, utilizando tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres (OCR), convertirlos a formato digital, texto o, sobre todo, PDF. Las opciones posibles son impresoras multifuncionales (MFPs) y digital senders (dispositivos diseñados específicamente para digitalizar y distribuir documentos en papel).
- Software que le ayude a enviar los documentos digitalizados a sus destinatarios.
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| HP ofrece un conjunto completo de soluciones de envío a correo electrónico que puede ofrecer el nivel adecuado de funciones de correo electrónico de acuerdo con sus necesidades y presupuesto. |
- Soluciones MFP: Para realizar actividades de envío a correo electrónico una o dos veces al día, lo más adecuado es una impresora multifuncional que escanee, envíe y reciba fax, copie y disponga de funciones de envío a correo electrónico, así como de envío a Internet, LAN, Windows y otro fax conectado en red. Los productos multifuncionales HP incorporan software de envío a correo electrónico y se pueden ampliar para dar soporte a correo electrónico seguro.
- Soluciones de digital sender: Para grandes necesidades de envío a correo electrónico considere la posibilidad de adquirir un HP digital sender: un dispositivo independiente diseñado específicamente para facilitar las actividades de envío digitalizado. Admite envío a correo electrónico y envío a fax en red, y se integra con el software del flujo de trabajo, bases de datos, servidores de correo electrónico y las herramientas de oficina existentes. Al igual que los productos multifuncionales, los HP digital senders incorporan software de envío a correo electrónico. No tiene más que escanear y enviar.
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| Con ayuda de un buen profesional informático, puede integrar rápida y fácilmente las soluciones de MFP y digital sender en la infraestructura de la compañía de modo que los documentos digitalizados puedan seguir los mismos procesos que los credos electrónicamente. |
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