Tuottavuutta sähköpostin avulla |
|
|
|
Paperiton toimisto on myytti. Abigail J. Sellen ja Richard H. R. Harper ovat kirjoittaneet aiheesta kokonaisen kirjan: The Myth of the Paperless Office. Et todennäköisesti kuitenkaan tarvitse kirjaa kertomaan sinulle, ettei toimistosta tule paperitonta lähitulevaisuudessa. Yleensä riittää, kun katsot ympärillesi - paperipinot osoittavat, että paperiton toimisto on kaukainen haave.
|
|
|
|
Paperia ei pääse pakoon |
|
|
Todellisuudessa paperi on yhtä tärkeää kuin aina ennenkin, kuten nämä Delphin, IDC Meta Groupin ja HP:n tilastot osoittavat:
- Yrittäjät käyttävät 60 % ajastaan dokumenttien käsittelyyn.
- Yli 40 % toimiston sisäisestä viestinnästä tapahtuu paperidokumenttien avulla.
- Dokumenttien osuus työvoimakustannuksista on 40 % ja tuloista 15 %.
- Työntekijät, joilla on käytettävissään sähköposti, pitävät sitä parempana kuin faksia.
|
| Kuitenkin kaikki, jotka ovat työskennelleet sekä paperisten että sähköisten dokumenttien parissa, tietävät, että sähköisiä dokumentteja on helpompi käsitellä kuin paperisia: |
- On helpompaa lähettää dokumentti sähköpostilla työtoverille, kuin kopioida se ja kävellä heidän toimistoonsa.
- Dokumentin lähettäminen sähköpostilla on halvempaa ja nopeampaa kuin sen lähettäminen postitse tai kuriirin välityksellä.
- Sähköisten dokumenttien käsittely ja muokkaus on helpompaa kuin paperisten.
- Sähköiset dokumentit vievät vähemmän tilaa kuin paperiset.
|
| Mikä johtopäätös tästä voidaan vetää? Paperi on olennainen - mutta kallis ja aikaavievä - osa liikeviestintää ja on täällä jäädäkseen. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, ettetkö voisi vähentää paperin määrää ja parantaa toimistorutiineja tuottavampaan suuntaan. Ja sähköpostiin lähettämistoiminnon lisääminen työkaluarsenaaliin on hyvä askel oikeaan suuntaan. |
|
|
Mitä hyötyä sähköpostiin lähettämisestä on |
|
|
Sähköpostiin lähettäminen on nopea ja luotettava tapa muuttaa paperidokumentit digitaaliseen muotoon, jossa niitä voidaan jakaa sähköpostin avulla. Tämä nopeuttaa tiedon käsittelyä ja toimitusta sekä valmistelee tiedon sähköistä arkistointia ja varmuuskopiointia varten. Hyödyt yritykselle voivat olla merkittäviä, kuten seuraavat esimerkit osoittavat:
- Asianajotoimistojen ja lääkäreiden vastaanottojen tarvitsee jakaa asiakkaidensa tietoja eri puolella maata tai maailmaa olevien toimipisteiden kanssa. Kun postin, faksin tai kuriirin sijasta käytetään sähköpostiin lähettämistä, dokumentit saapuvat päämääräänsä nopeammin ja yritykset säästävät posti- ja viestintäkuluissa.
- Mainostoimistot, jotka lähettävät mainosten hahmotelmia ja kampanjaehdotuksia sähköpostin avulla, saavat asiakaidensa hyväksynnän nopeammin ja säästävät posti- ja faksauskuluissa.
- Konsulttitoimistot haluavat jakaa tietoa nopeasti kentällä olevien konsulttien kanssa ja pitää digitaalista arkistoa kaikista projektin tiedoista, mukaan lukien allekirjoitetuista sopimuksista. He käyttävät sähköpostiin lähettämistä sekä tiedonvaihtoon että varmuuskopioinnin valmisteluun.
|
| Lista on loputon. Pohjimmiltaan jokainen yritys, joka haluaa säästää posti- ja viestintäkuluissa, virtaviivaistaa tietonsa digitaaliseen muotoon tai lähettää paperisia dokumentteja helposti sähköpostin avulla, on potentiaalinen sähköpostiin lähettämisen menestystarina. |
|
|
Kuinka sähköpostiin lähettäminen toimii |
|
|
Toimiston varustaminen sähköpostiin lähettämisominaisuudella on helppoakin helpompaa. Tarvitaan vain kaksi avaintekniikkaa:
- Digitointilaite, jolla dokumentteja voidaan skannata ja muuntaa digitaaliseen muotoon - yleensä PDF-tiedostoiksi, mutta myös tekstiksi OCR-tekniikkaa käyttäen. Voit valita joko monitoimitulostimen (MFP) tai digitaalilähettimen (laite, joka on suunniteltu nimenomaan paperidokumenttien digitoimista ja levittämistä varten).
- Ohjelmisto, joka ohjaa digitoidut dokumentit vastaanottajille.
|
| HP tarjoaa kokoelman täydellisiä sähköpostiin lähettämisratkaisuja, jotka sisältävät tarpeitasi ja budjettiasi vastaavan määrän ominaisuuksia: |
- MFP-ratkaisut: Kevyttä tai keskiraskasta sähköpostiin lähettämistoimintaa (pari kertaa päivässä) varten paras ratkaisu on monitoimitulostin, joka skannaa, faksaa, tulostaa, kopioi ja lähettää sähköpostiin sekä Internetiin, lähiverkkoon, Windowsiin ja toiseen verkkofaksiin. HP:n MFP-tulostimissa on sähköpostiin lähettämistoiminto sisäänrakennettuna ja ne voidaan päivittää tukemaan sähköpostin salausta.
- Digitaalilähetinratkaisut: Raskasta sähköpostiin lähettämistoimintaa varten kannattaa harkita HP:n digitaalilähetintä: itsenäinen laite, joka on varta vasten suunniteltu digitaalista lähettämistä varten. Se tukee lähettämistä sekä sähköpostiin että verkkofaksiin ja integroituu työnkulkuohjelmistoon, tietokantoihin, sähköpostipalvelimiin ja olemassa oleviin toimistotyökaluihin. Kuten MFP-laitteissakin, HP:n digitaalilähettimissä on sähköpostiohjelmisto sisäänrakennettuna. Käyttäjä vain skannaa ja lähettää.
|
| Ammattitaitoisen IT-henkilöstön avulla voit helposti ja nopeasti integroida sekä MFP- että digitaalilähetinratkaisut osaksi yrityksen infrastruktuuria, jolloin digitoidut dokumentit noudattavat samoja prosesseja kuin sähköisesti luodutkin. |
|
|
|
|
|
Tulostettava versio
