Massima produttività con la funzione send to e-mail |
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L'ufficio senza carta è un mito. Abigail J. Sellen e Richard H. R. Harper hanno perfino scritto un libro dedicato all'argomento:
The Myth of the Paperless Office. Non è certo necessario un libro per capire che non sarà possibile liberare l'ufficio dalla carta in tempi brevi. Basta esaminare la propria scrivania, in particolare i contenitori dei documenti in entrata e in uscita. Il fatto stesso che entrambi siano ancora lì dimostra che l'ufficio senza carta è una fantasia.
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Non si può fare a meno della carta. |
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La realtà è che la carta è più importante che mai, come indicano le statistiche riportate di seguito, basate su ricerche condotte da Delphi, IDC Meta Group e HP.
- I dipendenti di un'azienda trascorrono il 60% del loro tempo maneggiando documenti.
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- Più del 40% delle comunicazioni aziendali interne avviene attraverso documenti cartacei.
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- I documenti rappresentano fino al 40% del costo del lavoro e il 15% dei ricavi.
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- Gli utenti con una casella di posta elettronica preferiscono i messaggi ai fax.
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| Ciononostante, chiunque abbia utilizzato documenti cartacei e in formato elettronico sa che i dati digitali sono molto più semplici da gestire della carta. |
- È più semplice inviare un documento per posta elettronica ai colleghi piuttosto che fotocopiarlo e portarlo direttamente in ufficio.
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- È più conveniente e veloce inviare un documento per posta elettronica piuttosto che spedirlo tramite corriere.
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- I dati in formato elettronico sono più semplici da elaborare e modificare dei dati su carta.
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- I dati in formato elettronico occupano molto meno spazio di quelli su carta.
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| In conclusione, la carta è un elemento integrante delle comunicazioni aziendali, è oneroso in termini economici e di tempo ed è destinato a rimanere. Questo, tuttavia, non pregiudica la possibilità di ridurre la quantità di carta gestita e migliorare i processi aziendali per renderli più produttivi. In questo senso, aggiungere la funzione send to e-mail all'arsenale degli strumenti aziendali è un ottimo passo nella giusta direzione. |
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Vantaggi della funzione send to e-mail |
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La funzione send to e-mail è un metodo veloce e affidabile per convertire documenti cartacei in un formato digitale che può essere condiviso tramite la posta elettronica. Velocizza le operazioni di elaborazione e instradamento dei dati e prepara le informazioni per l'archiviazione e il backup. I vantaggi per l'azienda possono essere notevoli, come illustrato negli esempi riportati di seguito.
- Uffici legali e studi medici devono condividere le pratiche e le cartelle cliniche dei clienti con altri uffici che si trovano nello stesso paese o in altre parti del mondo. Quando si utilizza la funzione send to e-mail anziché fax o corrieri, i documenti raggiungono la destinazione più velocemente e questo consente agli uffici di ridurre i costi legati a spedizioni, corrieri e tariffe per lunghe distanze.
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- Le società di marketing inviano composite e prove di campagne pubblicitarie tramite posta elettronica per ottenere un'approvazione più rapida da parte del cliente e risparmiare sui costi di spedizione e sulla chiamate fax interurbane.
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- Le società di consulenza desiderano condividere velocemente le informazioni con consulenti che si trovano in viaggio e mantenere un archivio digitale di tutta la documentazione di progetto, tra cui i contratti firmati. La funzione send to e-mail consente di scambiare i dati e prepararli per il backup.
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| L'elenco potrebbe continuare all'infinito. In definitiva, qualsiasi società che deve ridurre i costi legati a spedizioni e corrieri, che desidera ottimizzare le informazioni in formato digitale o che potrebbe trarre vantaggio dall'utilizzo di un metodo semplice per inviare documenti cartacei tramite posta elettronica, può utilizzare con successo la funzione send to e-mail. |
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Funzionamento di send to e-mail |
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Installare la funzione send to e-mail nell'ufficio non potrebbe essere più semplice. Sono richieste due sole tecnologie chiave.
- Un dispositivo di digitalizzazione, in grado di eseguire la scansione di documenti e la conversione in formato digitale (in genere PDF ma anche testo, utilizzando tecnologie di riconoscimento ottico dei caratteri). Le opzioni possibili includono stampanti multifunzione (MFP) e moduli digital sender (dispositivi appositamente progettati per convertire in formato digitale e diffondere documenti su carta).
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- Un programma software che consenta di indirizzare i nuovi documenti elettronici ai destinatari.
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| HP offre una raccolta di soluzioni send to e-mail complete in grado di fornire il giusto livello di funzionalità per soddisfare qualsiasi esigenza professionale e di budget. |
- Soluzioni multifunzione: per attività send to e-mail scarse o moderate (una o due volte al giorno), la soluzione migliore è una stampante multifunzione dotata di funzioni di scansione, fax, stampa, copia e send to e-mail nonché della capacità di invio su Internet, LAN, Windows e ad altri fax di rete. I prodotti multifunzione HP vengono forniti con software send to e-mail incorporato e possono essere aggiornati per supportare funzioni di posta elettronica protette.
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- Soluzioni digital sender: per esigenze di invio alla posta elettronica difficoltose, valutare l'utilizzo di un modulo HP digital sender: un dispositivo indipendente specificamente progettato per semplificare le attività di invio di documenti cartacei a qualsiasi indirizzo di posta elettronica. Supporta l'invio alla posta elettronica e a fax di rete, inoltre si integra con software per la gestione dei flussi di lavoro, database, server di posta, e con gli strumenti di ufficio esistenti. Analogamente ai prodotti multifunzione, i moduli HP digital sender vengono forniti con incorporato il software send to e-mail. È sufficiente eseguire la scansione e inviare.
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| Con la consulenza di un professionista IT qualificato, è possibile integrare in modo semplice e rapido le soluzioni multifunzione e digital sender nell'infrastruttura della società in modo che i documenti in formato digitale seguano lo stesso processo di elaborazione di quelli creati elettronicamente. |
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