Lepsza wydajność dzięki wysyłaniu do poczty e-mail |
|
|
|
Biuro bez papieru to mit. Abigail J. Sellen i Richard H. R. Harper napisali całą książkę na ten temat. Nadali jej tytuł „Mit biura bez papieru”. Ale jest szansa, że nawet bez tej książki zdajesz sobie sprawę, że papier będzie obecny w Twoim biurze jeszcze przez długi czas. Wystarczy spojrzeć na stojące na biurku tace na korespondencję — fakt, że ciągle się tam znajdują dowodzi, że biuro bez papieru to mrzonka.
|
|
|
|
Od papieru nie ma ucieczki |
|
|
Rzeczywistość jest taka, że papier nie stracił na znaczeniu. Świadczą o tym poniższe dane z badań przeprowadzonych przez Delphi, IDC Meta Group i firmę HP:
- Pracownicy firm poświęcają 60% czasu pracy na obsługę dokumentów.
- Ponad 40% wewnętrznej wymiany informacji w biurach odbywa się z wykorzystaniem dokumentów papierowych.
- Na dokumenty przypada do 40% kosztów robocizny i 15% przychodów.
- Użytkownicy z dostępem do poczty elektronicznej wolą e-mail niż faks.
|
| Mimo to każdy, kto pracował zarówno z dokumentami papierowymi, jak i elektronicznymi, ma świadomość, że dane w postaci elektronicznej są znacznie łatwiejsze w obsłudze niż papierowe: |
- Łatwiej wysłać dokument do współpracowników pocztą e-mail niż skopiować go i chodzić od biura do biura.
- Taniej i szybciej wysłać dokument pocztą e-mail niż nadać go jako przesyłkę kurierską.
- Dane elektroniczne są łatwiejsze w przetwarzaniu i edycji niż papierowe.
- Dane elektroniczne zajmują znacznie mniej miejsca niż papierowe.
|
| Co to oznacza? Papier jest nieodłącznym — a przy tym kosztownym i czasochłonnym — elementem komunikacji w biznesie, który nie zamierza jeszcze przejść na zasłużoną emeryturę. Nie oznacza to jednak, że nie można ograniczyć ilości wykorzystywanego papieru i zwiększyć wydajności procesów stosowanych w firmie. Krokiem we właściwym kierunku będzie wzbogacenie arsenału narzędzi biurowych o funkcje wysyłania do poczty e-mail. |
|
|
Wysyłanie do poczty e-mail a korzyści dla firmy |
|
|
Wysyłanie do poczty e-mail to szybki i niezawodny sposób przekształcania dokumentów papierowych na postać elektroniczną, która umożliwia ich rozsyłanie pocztą e-mail. Przyspiesza to przetwarzanie danych i kierowanie ich obiegiem oraz przygotowuje informacje do elektronicznej archiwizacji i tworzenia kopii zapasowych. Firma może w ten sposób uzyskać znaczące korzyści, zilustrowane w poniższych przykładach:
- Kancelarie prawne i gabinety lekarskie muszą udostępniać akta swoich klientów i pacjentów innym biurom w tym samym kraju lub innych częściach świata. Jeżeli zamiast korzystania z usług kurierskich czy faksu posłużą się funkcją wysyłania do poczty e-mail, dokumenty dotrą do odbiorcy szybciej, a firma zaoszczędzi na kosztach wysyłki i połączeń międzymiastowych lub międzynarodowych.
- Agencje marketingowe rozsyłają pocztą e-mail projekty układu reklam i ostateczne wersje kampanii promocyjnych w celu szybszego uzyskania zgody klienta i obniżenia kosztów wysyłki oraz faksów międzymiastowych i międzynarodowych.
- Firmy doradcze chcą szybciej udostępniać informacje konsultantom przebywającym poza biurem, aby zapewnić im kompletne cyfrowe archiwum dokumentacji projektowej, łącznie z podpisanymi umowami. Funkcja wysyłania do poczty e-mail umożliwia im zarówno wymianę danych, jak i przygotowanie ich do utworzenia kopii zapasowej.
|
| Można by wymieniać w nieskończoność. Tak naprawdę funkcję wysyłania do poczty e-mail można z powodzeniem wprowadzić w każdej firmie, której zależy na ograniczeniu kosztów wysyłek i usług kurierskich, która chce przekształcić wykorzystywane informacje na postać cyfrową lub której potrzebna jest łatwa w użyciu metoda wysyłania papierowych dokumentów pocztą elektroniczną. |
|
|
Jak działa wysyłanie do poczty e-mail |
|
|
Wprowadzenie w biurze funkcji wysyłania do poczty e-mail jest bardzo łatwe. Wymagane są tylko dwa zasadnicze rozwiązania techniczne:
- Urządzenie digitalizujące, które skanuje dokumenty i przekształca je na postać cyfrową — zwykle jest to format PDF, ale także pliki tekstowe — z wykorzystaniem zastosowaniem funkcji optycznego rozpoznawania znaków (OCR). Do wyboru są drukarki wielofunkcyjne i wysyłarki cyfrowe (urządzenia przeznaczone specjalnie do digitalizacji i rozpowszechniania dokumentów papierowych).
- Oprogramowanie pozwalające rozsyłać nowo otrzymane dokumenty cyfrowe do odbiorców.
|
| Firma HP dysponuje szeroką ofertą rozwiązań z dziedziny wysyłania do poczty e-mail, w której każda firma znajdzie urządzenie odpowiadające jej potrzebom funkcjonalnym i budżetowym: |
- Drukarki wielofunkcyjne: Jeżeli firma zamierza korzystać z funkcji wysyłania do poczty e-mail w niewielkim lub średnim stopniu (raz lub dwa razy dziennie), najlepiej zdecydować się na drukarkę wielofunkcyjną, która skanuje, faksuje, drukuje i kopiuje, wysyła do poczty e-mail, a także do Internetu, sieci LAN, systemu Windows i innych faksów sieciowych. Drukarki wielofunkcyjne HP dysponują wbudowanym oprogramowaniem funkcji wysyłania do poczty e-mail, a po odpowiednim uaktualnieniu mogą także obsługiwać bezpieczną pocztę elektroniczną.
- Wysyłarki cyfrowe: Jeżeli potrzeby firmy w zakresie wysyłania do poczty e-mail są znaczące, warto rozważyć zakup wysyłarki cyfrowej HP, czyli autonomicznego urządzenia, które zaprojektowano specjalnie z myślą o łatwiejszym wysyłaniu cyfrowych materiałów. Umożliwia ono zarówno wysyłanie do poczty e-mail, jak i do faksu sieciowego, współpracując przy tym z oprogramowaniem do sterowania przepływem pracy, bazami danych, serwerami poczty i istniejącymi programami biurowymi. Wysyłarki cyfrowe HP, podobnie jak drukarki wielofunkcyjne, dysponują wbudowanym oprogramowaniem funkcji wysyłania do poczty e-mail. Użytkownik tylko skanuje i wysyła.
|
| Dobry informatyk jest w stanie szybko i łatwo zintegrować drukarkę wielofunkcyjną lub wysyłarkę cyfrową z istniejącą infrastrukturą firmy, tak aby do dokumentów przekształconych na postać cyfrową stosować te same procesy, co do dokumentów tworzonych elektronicznie. |
|
|
|
|
|
Wersja do wydruku
